Tutoriels pour l'utilisation de logiciels libres
WebCalendar
version 1.0.5 (04 Mars 2007)
Tutoriel pour l'utilisateur
Introduction :
WebCalendar est un agenda partagé qui facilite l’organisation du travail en équipe : connaître les disponibilités d’un collaborateur, prévenir tous les membres de l’équipe d’un événement important, planifier une réunion devient beaucoup plus rapide et facile. On peut aussi étendre l’utilisation à la réservation de ressources mutualisées : salle de réunion, véhicule, ordinateur portable, vidéoprojecteur...
Accéder
à WebCalendar Lire ...
Astuces
Lire ...
Quitter WebCalendar Lire ...
Page d'accueil Lire
...
Droits
attribués à l'utilisateur par l'administrateur Lire
...
Créer
un assistant Lire
...
Désactiver
un assistant Lire
...
Créer
un rendez-vous Lire
...
Créer
une note Lire
...
Modifier un
rendez-vous Lire
...
Dupliquer
un rendez-vous
Lire
...
Envoyer
un courriel à tous les participants Lire
...
Supprimer
un rendez-vous
Lire
...
Valider un
rendez-vous Lire
...
Visualiser
l'agenda d'un collaborateur Lire
...
Enregistrer
une semaine de l'agenda au format .HTML
Lire
...
Transmettre une semaine de l'agenda par
courriel Lire
...
Accéder
à une vue Lire
...
Créer une vue Lire
...
Accéder
à une catégorie Lire
...
Créer une
catégorie Lire
...
Pour accéder à
votre agenda WebCalendar, utilisez votre navigateur internet
habituel (ex : Mozilla Firefox), saisissez l'adresse fourni par
votre administrateur (ex : "http://127.0.0.1:80/webcalendar/"),
puis validez.
L'écran suivant s'affiche :
Saisissez
l'"Identifiant utilisateur" et le "Mot
de passe" fournis par votre administrateur.
Puis,cliquez
sur "Connexion". L'écran ci-dessous
s'affiche : 
Vous pouvez enregistrer l'adresse dans vos favoris :
Dans la barre de menu de Mozilla Firefox : "Marque-pages" "Marquer cette page" "Barre personnelle", modifiez le nom, puis "Ok". L'icône apparaît sous la barre d'icône, comme ci-dessus.Vous pouvez créer une icône sur votre bureau :
Cliquez-droit sur l'icône de Mozilla Firefox, "Envoyer vers" "Bureau (créer un raccourci)".
Cliquez-droit sur le nouveau raccourci de Mozilla Firefox, "Propriétés". L'écran suivant s'affiche :
Dans la zone "Cible", saisir, par exemple, à la suite de "C:\Program Files\Mozilla Firefox\firefox.exe"<Espace>"http://127.0.0.1:80/webcalendar/", puis cliquez sur "Ok".Vous pouvez exécuter automatiquement WebCalendar au démarrage de Windows :
Dans la barre de menu Windows, cliquez sur "Démarrer" "Tous les programmes", cliquez-droit sur "Démarrage", "Ouvrir". Et, "Copier"-"Coller" l'icône dans le dossier "Démarrage", comme ci-dessous :
Fermez la fenêtre "Démarrage".
Pour quitter
votre agenda WebCalendar, en bas de votre page dans l'écran
suivant, cliquez sur "Déconnexion"
.
L'écran
suivant s'affiche :
Fermez
votre navigateur.
Page d'accueil de WebCalendar :
La page d'accueil de votre
agenda WebCalendar, se décompose en plusieurs zones :
Au
centre, la plus imposante et la plus remarquable est votre
calendrier avec vos rendez-vous de la semaine (par défaut,
ou votre journée ou mois ou année).
En haut,
la période concerné, ici la semaine 24 du 10 juin
au 16 juin 2007,
et le nom de la personne dont l'agenda est
affiché,
ainsi que les flèches pour accéder
à la semaine précédente ou suivante.
En
bas, les menus de sélection, avec la sélection
de l'affichage soit de la semaine, du mois ou de l'année
;
la barre de menus des différentes fonctionnalités
du logiciel.
Et, le nom de l'utilisateur sous lequel a été
ouverte la session actuelle.
De plus, votre
administrateur a pu inscrire un entête de page et un pied
de page.
Droits attribués à l'utilisateur par l'administrateur :
Les droits sont de deux catégories, et sont les mêmes pour chacune de ses catégories :
Droits
d'utilisateur : en bas de la page d'accueil de
l'utilisateur, vous avez une rubrique
"Administration"
Préférences
:
Cette rubrique vous permet de régler un
certain nombre de paramètres concernant votre interface :
couleurs, début de la semaine, plage horaire, langue,
format de l'heure, ...
Pour des informations complémentaires,
cliquez sur "Aide" en bas de l'écran.
Réglages
:
Courrier
électronique :
Lorsque
je suis le "décideur" :
Couleurs
: 
Compte
:
Cette rubrique vous permet de modifier vos
informations personnelles : nom, prénom, adresse courriel,
et, de modifier votre mot de passe défini par défaut.
Pour
des informations complémentaires, cliquez sur "Aide"
en bas de l'écran.
Assistants
:
Cette rubrique vous permet de définir
votre assistant, qui entre autre, va pouvoir créer des
rendez-vous que vous-même pourrez modifier, et,
réciproquement.
(Cf : Créer
un assistant Lire
... ).
Catégories
:
Cette rubrique vous permet de définir
différentes catégories d'agendas. Par exemple, si
vous travaillez pour deux services différents, vous pouvez
créer une catégorie pour le Service 1, et une
catégorie pour le Service 2.
ATTENTION
: Les catégories que vous créez
ne sont valides que pour votre compte.
Si vous souhaitez
avoir une catégorie commune à plusieurs
collaborateurs, adressez-vous à votre administrateur, afin
qu'il vous créer une catégorie globale avec les
utilisateurs souhaités.
(Cf : Créer
une catégorie Lire
... ).
Vues
:
Cette rubrique vous permet de définir
différentes vues d'agendas. Par exemple, vous pouvez
définir une vue reprenant votre agenda avec celui de la
salle de réunion.
ATTENTION
: Les vues que vous créez ne sont
valides que pour votre compte.
Si vous souhaitez avoir une
vue commune à plusieurs collaborateurs, adressez-vous à
votre administrateur, afin qu'il vous créer une vue
globale avec les utilisateurs souhaités.
(Cf :
Créer
une vue Lire
... ).
Droits d'administrateur : voir la rubrique Tutoriel pour l'administrateur .
Si vous êtes amené à ce que d'autres personnes prennent régulièrement des rendez-vous pour vous (ex : une secrétaire pour son directeur), il est préférable de créer un assistant, afin que chacun puisse modifier un rendez-vous pris par l'autre personne.
Astuces
:
Si vous devez gérer des salles ou
du matériel, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité
afin de faciliter votre travail.
Par exemple, allez dans
l'agenda "Salle01" et créez pour assistant
"Secr01", ainsi vous gérerez l'agenda de
"Salle01" directement du compte "Secr01".
Autres
exemples, pour la gestion du vidéoprojecteur ou de la
voiture de société.
À
partir de votre compte personnel, en bas de page de WebCalendar,
dans le menu, cliquez sur "Administration", puis
sur "Assistants".
L'écran ci-dessous
s'affiche : 
Cliquez
dans la liste sur votre ou vos assistant(s). Puis, cliquez sur
"Sauvegarder".
Maintenant, votre assistant
peut créer des rendez-vous pour vous que vous pourrez
modifier.
Votre assistant accède à votre agenda
à partir de : 
et
la fenêtre suivante s'affiche : 
Si
pour une raison ou une autre, vous souhaitez désactiver un
assistant, cela vous est possible.
À
partir de votre compte personnel, en bas de page de WebCalendar,
dans le menu, cliquez sur "Administration", puis
sur "Assistants".
L'écran ci-dessous
s'affiche :
Cliquez
sur "Sélectionner". L'écran
ci-dessous s'affiche : 
Cliquez
sur "Aucune", puis "Valider" et
"Sauvegarder" votre modification.
ATTENTION
: Si vous souhaitez créer un
rendez-vous modifiable par un autre utilisateur, vous devez
vérifier qu'il existe
un lien d'assistant entre vous et l'autre utilisateur
(Cf : Créer
un assistant Lire
... ).
Il
existe deux accès pour créer un nouveau rendez-vous
:
1e accès :
Sélectionnez l'agenda du destinataire du rendez-vous
(Cf : Visualiser
l'agenda d'un collaborateur Lire
... ).
Cliquez,
dans la cellule souhaitée, sur (+)
"Nouvel événement".
L'écran
suivant "Ajouter
un événement" s'affiche : 
Onglet
: Détails
Dans la description résumée,
donnez un titre.
Dans la description détaillé,
donnez les informations nécessaires concernant votre
rendez-vous.
Confirmez la date, ou dans "Sélectionner"
en choisir une autre.
"événement
temporel" vous permet de préciser l'heure de
début et l'heure de fin ou la durée
selon le réglage de vos préférences (Cf :
Droits
attribués à l'utilisateur par l'administrateur Lire
... )
Sélectionnez si vous souhaitez
envoyer un rappel par courriel et combien de minutes
avant.
Cette événement peut être d'un
accès Public : tous les utilisateurs de cet
agenda peuvent le visualiser ;
ou, être d'un accès
Confidentiel : tous les utilisateurs de cet agenda verront
que vous n'êtes pas disponible pendant cette plage horaire,
mais sans en connaître le sujet.
Toutefois, ATTENTION
: l'administrateur a accès au
contenu d'un événement Confidentiel, en
conséquence, si vous placer des informations, c'est que
vous accepter qu'elles soient connues !
Vous avez le
choix entre trois priorités : Basse,
Moyenne, Haute
Onglet : Participants
Cliquez
sur "Sélectionner", la fenêtre
ci-dessous s'affiche :
La
liste des utilisateurs et des groupes défini
par l'administrateur est affiché.
Pour sélectionner
un groupe, cliquez sur le groupe choisi puis "Ajouter".
Pour
sélectionner des utilisateurs supplémentaires,
appuyez sur la touche "Ctrl" et cliquez
sur l'utilisateur choisi (pour dé-sélectionner un
utilisateur, appuyez sur la touche "Ctrl" et
cliquez sur l'utilisateur choisi).
Pour terminer,
cliquez sur "Valider", la fenêtre se
ferme.
Vous pouvez vérifier la disponibilité de
l'ensemble des participants, cliquez sur "Disponibilité".
La
fenêtre ci-dessous s'affiche :
En
"Noir" apparaissent les plages horaires
"Indisponible", en "Bleu" les
plages horaires en "Attente d'approbation", et
dans la couleur de fond, les plages horaires disponibles.
La
vérification faite, fermez la fenêtre et apportez
les modifications si nécessaires.
Onglet :
Répétition
Vous avez la possibilité
de créer un rendez-vous (ou un événement)
une seule fois, ou de le créer plusieurs fois de façon
identiques et répétitives : 
Cliquez
sur "Aucune", la liste "Type de
répétition" s'affiche :
Par
exemple, créez un événement
"Hebdomadaire"
Avec
une "Date de fin de répétition",
cochez la case et "Utiliser une date de fin" (
vous pouvez aussi dans "Sélectionner"
choisir une date dans le calendrier).
À défaut
de la date de fin, vous pouvez saisir la "Fréquence".
Vous
pouvez cocher le jour où doit avoir lieu la répétition
(ex : Lundi, Mardi).
Vérifiez
l'ensemble de vos informations saisies.
Enfin, pour terminer
et enregistrer votre rendez-vous, cliquez sur "Sauvegarder",
et l'écran affiche l'agenda préalable, tel que
ci-dessous :
2e
accès :
En bas de page de l'agenda, dans la
barre de menu :
Cliquez
sur "Ajouter un événement",
l'écran
"Ajouter un événement" s'affiche :
Puis,
procédez comme dans le 1e cas.
La création d'une note
utilise le même écran de saisie que pour la création
d'un rendez-vous. La différence réside dans le fait
que la note est un événement
intemporel.
Sélectionnez l'agenda du destinataire de la
note (Cf : Visualiser
l'agenda d'un collaborateur Lire
... ).
Cliquez,
dans la cellule du jour souhaitée, sur (+)
"Nouvel événement".
L'écran
suivant "Ajouter
un événement" s'affiche : 
Vous
pouvez constater, en dessous de la date, la présence de
l'intitulé : "événement intemporel"
et en-dessous de l'absence d'horaires, comme son nom
l'indique.
Afin de compléter votre note, reportez-vous
au chapitre : Créer
un rendez-vous Lire
...
Enfin, pour
terminer et enregistrer votre rendez-vous, cliquez sur
"Sauvegarder", et l'écran affiche
l'agenda préalable, tel que ci-dessous :
Vous pouvez modifier
facilement un rendez-vous (ou une note), sur l'ensemble de ses
informations à tout moment.
ATTENTION
: Vous ne pouvez modifier un
rendez-vous (ou une note), que si vous en êtes le
rédacteur, ou bien, que s'il existe un lien d'assistant
entre vous et l'autre utilisateur (Cf
: Créer
un assistant Lire
... ).
Sélectionnez
l'agenda du destinataire où se situe le rendez-vous (ou la
note) à modifier (Cf : Visualiser
l'agenda d'un collaborateur Lire
... ).
Cliquez
sur l'intitulé du rendez-vous (ou de la note) à
modifier. L'écran ci-dessous s'affiche :
En
bas de l'écran :
Cliquez
sur "Modification de l'événement",
l'écran ci-dessous s'affiche :
Afin
d'apporter vos modifications à votre rendez-vous (ou votre
note), reportez-vous au chapitre :
Créer
un rendez-vous Lire
...
Au lieu de ré-écrire
un événement, vous pouvez dupliquer facilement un
rendez-vous (ou une note), et modifiez le(s) information(s) qui
diffère(nt).
Sélectionnez l'agenda du
destinataire où se situe le rendez-vous (ou la note) à
dupliquer (Cf :
Visualiser
l'agenda d'un collaborateur Lire
... ).
Cliquez
sur l'intitulé du rendez-vous (ou de la note) à
dupliquer. L'écran
ci-dessous s'affiche :
En
bas de l'écran :
Cliquez
sur "Dupliquer l'événement",
l'écran ci-dessous s'affiche :
Afin
d'apporter vos modifications à votre nouveau rendez-vous
(ou votre note), reportez-vous au chapitre :
Créer
un rendez-vous Lire
...
Envoyer un courriel à tous les participants :
À partir
de votre agenda, vous avez la possibilité d'envoyer un
courriel à vos collaborateurs (ou aux personnes
extérieures), afin d'attirer leur attention sur votre
prochain rendez-vous.
À partir de votre compte
:
Cliquez
sur le rendez-vous à communiquer. L'écran
ci-dessous s'affiche :
Cliquez
sur "Envoyez un courriel à tous les participants".
NOTA : WebCalendar
va ouvrir votre messagerie par défaut (ici Mozilla
Thunderbird). Pour plus d'informations renseignez-vous auprès
de votre administrateur réseau (sujet
non-traité).
L'écran
ci-dessous s'affiche :
Le formulaire est déjà
prérempli avec l'expéditeur, les destinataires dont
l'adresse est connue, et le sujet (titre de la réunion
dans WebCalendar).
Vous
devez saisir le corps du message.
Puis, cliquez sur "Envoyer".
Lorsqu'une réunion ne
peut pas avoir lieu du fait de l'absence des principaux
intervenants, celle-ci peut être supprimée, afin de
libérer ce créneau horaire.
ATTENTION
: Vous ne pouvez supprimer un
rendez-vous (ou une note) que si vous en êtes le rédacteur,
ou bien, que s'il existe un lien d'assistant entre vous et
l'autre utilisateur (Cf
: Créer
un assistant Lire
... ). Cependant,
vous pouvez supprimer cet événement, mais celui-ci
ne sera effacé que sur votre agenda.
Sélectionnez
l'agenda du destinataire où se situe le rendez-vous (ou la
note) à supprimer (Cf : Visualiser
l'agenda d'un collaborateur Lire
... ).
Cliquez
sur l'intitulé du rendez-vous (ou de la note) à
supprimer. L'écran ci-dessous s'affiche :
En
bas de l'écran :
Cliquez
sur "Supprimer l'événement",
l'écran ci-dessous s'affiche :
Pour
confirmer, cliquez sur "OK". L'événement
disparaît de l'agenda.
Afin d'utiliser
toute l'efficacité de WebCalendar, lorsqu'un collaborateur
vous prend un rendez-vous ou vous propose une réunion,
vous devez validez cet événement.
La personne
qui a saisi l'événement peut le visualiser
:
Cliquez
sur l'événement choisi, l'écran ci-dessous
s'affiche :
Dans
la liste des "Participants", le signe "(?)"
suit les participants qui n'ont pas encore valider leur
participation à cet événement (par défaut,
la personne qui a saisi l'information, est considéré
comme l'ayant acceptée).
Lorsque les participants
accèdent à leur agenda, les nouveaux événements
s'affichent en rouge.
Pour
valider ou rejeter un événement, vous avez trois
accès :
1e
accès :
Dans l'agenda, cliquez sur l'événement
à valider. L'écran suivant s'affiche :
Au
choix, cliquez sur "Approuver/Confirmer cet événement",
ou "Rejeter l'événement".
Dans
les deux cas, confirmez votre choix :
Après
acceptation, votre nom apparaît dans la liste des personnes
présentes :
Après
rejet, votre nom apparaît barré dans la liste des
personnes absentes :
2e accès
:
En dessous de votre agenda, vous avez l'intitulé
"événement(s) en attente d'approbation"
:
Cliquez
sur "événement(s) en attente
d'approbation". L'écran suivant s'affiche :
Plusieurs
possibilités s'offrent à vous :
Vous pouvez
accéder aux détails de l'événement en
cliquant sur son intitulé.
Dans ce cas procéder
comme ci-avant : Lire ...
Aussi,
vous avez la possibilité de directement
"Approuver/Confirmer cet événement",
ou "Rejeter l'événement".
Dans
ce cas procéder comme ci-avant : Lire
...
3e accès
:
En bas de l'écran, dans le menu :
Cliquez
sur "Événements en attente", puis
procédez comme pour le 2e accès Lire
...
Visualiser l'agenda d'un collaborateur :
À partir
de votre agenda, vous avez la possibilité de visualiser
l'agenda d'un collaborateur (à condition d'y être
autorisé par l'administrateur).
En bas de la fenêtre
de l'agenda, dans la barre de menu, cliquez sur "Agenda
d'un autre utilisateur" 
L'écran
suivant s'affiche :
Dans
la liste, sélectionnez l'utilisateur souhaité et
cliquez sur "Afficher".
L'agenda du
collaborateur s'affiche à l'écran avec son mon en
haut.
Cependant,
en bas de l'écran, votre nom est toujours "Utilisateur
actuel", pour indiquer que c'est votre compte qui est
actif et non celui de votre collaborateur.
Pour
revenir à votre agenda, cliquez sur "Retour à
mon agenda".
Enregistrer une semaine de l'agenda au format HTML :
Cette fonctionnalité vous permet de visualiser ou de transmettre votre agenda de la semaine (du jour, du mois, voir de l'année) sans avoir le logiciel, sur un ordinateur portable ou autre support, lors de la non-connexion au réseau.
1°
possibilité :
1) Dans WebCalendar, enregistrez sous
"Page Web, complète".
2°
possibilité :
1) Dans WebCalendar, enregistrez sous
"Page Web, HTML uniquement".
3°
possibilité :
1) Ouvrir OpenOffice.org, choisissez
"Nouveau" "Document HTML".
2) Dans
WebCalendar, choisissez "Edition" "Tout
sélectionner" puis "Copier".
3) Dans
OpenOffice.org, choisissez "Coller".
4) Puis
"Enregistrer Sous".
Transmettre une semaine de l'agenda par courriel :
1°
possibilité :
1) Dans WebCalendar, enregistrez
sous "Page Web, complète".
2)
Compressez le fichier "week.php.htm" dans
"week.php.zip" puis copiez son dossier
"week.php_fichiers" dans "week.php.zip".
3)
Envoyez dans un courriel, le fichier "week.php.zip" en
pièce jointe.
4) Á
la réception, enregistrez le fichier "week.php.zip"
dans le dossier choisi, et décompressez-le.
2°
possibilité :
1) Dans WebCalendar, enregistrez sous
"Page Web, HTML uniquement".
2) Envoyez dans un
courriel le fichier en pièce jointe.
3°
possibilité :
1) Ouvrir OpenOffice.org, choisissez
"Nouveau" "Document HTML".
2) Dans
WebCalendar, choisissez "Edition" "Tout
sélectionner" puis "Copier".
3) Dans
OpenOffice.org, choisissez "Coller".
4) Puis
"Enregistrer Sous".
5) Envoyez dans un courriel le
fichier en pièce jointe.
En conclusion
:
La première méthode me paraît, la plus
simple et la plus appropriée aux différentes
attentes.
La deuxième méthode renvoie des
informations incomplètes !
La troisième méthode
est plus longue de manipulation, et fournie des d'informations
non indispensables.
À
partir de votre compte personnel, en bas de page de WebCalendar,
dans le menu, apparaît la liste des "Vues".
L'écran ci-dessous est affiché : 
Cliquez
sur la vue souhaitée. L'écran
s'affiche : 
À
partir de votre compte personnel, en bas de page de WebCalendar,
dans le menu, cliquez sur "Administration".
L'écran ci-dessous s'affiche : 
Puis,
cliquez sur "Vues".
L'écran
ci-dessous s'affiche : 
Cliquez
sur "Ajouter une nouvelle vue".
L'écran ci-dessous s'affiche : 
Complétez
les rubriques. Puis, cliquez sur "Ajouter".
L'écran
ci-dessous s'affiche : 
Vous
pouvez accéder à la vue que vous venez de créer.
(Cf : Accéder
à une vue Lire
... ).
À
partir de votre compte personnel, l'écran ci-dessous
s'affiche, avec la "Catégorie" "Tout"
par défaut : 
Dans
"Catégorie", cliquez sur "Tout",
puis dans la liste, sélectionnez l'intitulé choisi,
par exemple : "Déplacement".
Seule
la "Catégorie" "Déplacement"
s'affiche dans l'agenda.
Pour tout visualiser, cliquez à
nouveau sur "Tout".
À
partir de votre compte
personnel, en bas de page de WebCalendar, dans le menu, cliquez
sur "Administration".
L'écran
ci-dessous s'affiche : 
Puis,
cliquez sur "Catégories".
L'écran
ci-dessous s'affiche : 
Cliquez
sur "Ajouter une nouvelle catégorie".
L'écran ci-dessous s'affiche : 
Donnez
un nom à votre nouvelle catégorie, puis cliquez sur
"Ajouter".
L'écran
ci-dessous s'affiche : 
Vous
pouvez accéder à la catégorie que vous venez
de créer. (Cf : Accéder
à une catégorie Lire
... ).